Qué significa cada estado de tu factura ante la DIAN
Sin enviar, en proceso, aceptada, rechazada y anulada. Qué es cada uno, cuál es normal y en cuál hay que hacer algo.
Cada factura que emites lleva un estado que dice en qué punto va su viaje hacia la DIAN. Es lo primero que hay que mirar cuando algo no cuadra, y entenderlo ahorra la mayoría de las llamadas a soporte.
Son cinco, y solo dos piden que hagas algo.
Sin enviar
La factura existe en tu sistema pero todavía no ha salido hacia la DIAN.
Es el estado normal de un documento recién creado, durante unos segundos. Si una factura se queda aquí, casi siempre es por una de estas tres razones:
- No hay conexión con la DIAN en ese momento.
- Falta algo en la configuración —el certificado, o la resolución.
- La resolución que le corresponde está vencida o agotada.
Qué hacer: reintentar el envío. Si vuelve a quedarse igual, el problema no es la factura sino la configuración, y arreglarlo destraba de golpe todas las que estén esperando.
En proceso
Salió hacia la DIAN y estamos esperando su respuesta.
Es un estado de paso y no requiere nada de tu parte. La DIAN suele responder en segundos, pero en cierres de mes y en los días de mayor tráfico puede tardar bastante más.
Aceptada
La DIAN la recibió, la validó y la dio por buena. Es el final feliz.
A partir de aquí la factura tiene validez legal, tu cliente puede recibirla y el documento ya no se modifica. Si algo salió mal, lo que corresponde ya no es corregir: es una nota crédito.
Rechazada
La DIAN la recibió y la devolvió. No tiene validez y hay que actuar.
Un rechazo siempre viene con un motivo, y el motivo señala un campo concreto: un dato del cliente que no cuadra con lo que la DIAN tiene registrado, un impuesto mal calculado, una numeración fuera del rango autorizado.
Qué hacer: leer el motivo del rechazo, corregir eso y volver a emitir.
Anulada
El documento quedó sin efecto.
Conviene no confundirla con el rechazo: rechazada la devolvió la DIAN; anulada es una decisión tomada desde tu empresa sobre un documento que ya no debe surtir efecto.
Una factura que la DIAN ya aceptó no se borra ni se anula sin más: se corrige con una nota crédito, que es el documento que existe justamente para eso.
En resumen
| Estado | ¿Es normal? | ¿Tienes que hacer algo? |
|---|---|---|
| Sin enviar | Sí, unos segundos | Solo si se queda ahí |
| En proceso | Sí | No. Y no reenviar |
| Aceptada | Sí | Nada |
| Rechazada | No | Sí: leer el motivo y corregir |
| Anulada | Según el caso | Depende de por qué se anuló |
Cómo ver solo las que te interesan
En Operaciones → Facturación → Listado de facturas, encima de la tabla hay pestañas que filtran de un clic: Pendientes DIAN, Rechazadas, Vencidas, Por cobrar y Anuladas.
La que conviene mirar a diario es Rechazadas: son las únicas que exigen que hagas algo y las únicas que, si se quedan ahí, significan una venta sin factura válida.
Si una factura tuya está en un estado que no te cuadra con lo que hiciste, escríbenos con el número del documento a mano y lo miramos contigo.
¿Te quedaste con dudas?
Escríbenos y lo miramos con tus datos delante.
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