Qué necesitas tener a mano antes de empezar

Antes de tocar una sola pantalla conviene reunir cuatro cosas. Ninguna te la podemos dar nosotros: las tres primeras salen de la DIAN o de una entidad certificadora, y son las que más retrasan una puesta en marcha. Si las tienes hoy, en una tarde estás facturando.

1. El RUT actualizado

El Registro Único Tributario de tu empresa, descargado de la página de la DIAN y con la responsabilidad de facturación electrónica ya inscrita.

De él salen datos que después no se cambian a la ligera: la razón social, el NIT con su dígito de verificación y la actividad económica. Si el RUT dice una razón social y tú escribes otra, los documentos salen con la que escribiste, y corregirlo después obliga a reemitir.

2. El certificado digital

Un archivo —normalmente con extensión .p12 o .pfx— y su contraseña. Es lo que firma cada documento que emites: sin él la DIAN no acepta nada.

Lo emite una entidad de certificación digital autorizada, no la DIAN. Se compra, tarda unos días y caduca, casi siempre al año.

Dos cosas que conviene saber desde el principio:

• La contraseña es tan necesaria como el archivo. Un certificado sin su contraseña no sirve para nada, y quien lo emitió no siempre puede recuperarla. Guárdala donde la vayas a encontrar dentro de once meses.
• Te avisamos antes de que venza. Por defecto, treinta días antes, y el aviso sale en tu pantalla de inicio. Es tiempo suficiente para renovarlo sin quedarte un día sin poder facturar, que es exactamente lo que pasa si se te pasa la fecha.

3. La resolución de numeración

La autorización que la DIAN le da a tu empresa para numerar facturas. Es un documento que trae:

• el prefijo —las letras que van delante del número—,
• el rango autorizado, desde qué número hasta qué número,
• y las fechas de vigencia.

Se solicita en el portal de la DIAN y se obtiene en el momento. Es el trámite más rápido de los tres.

Y no es solo la factura. Cada tipo de documento que emitas lleva su propia numeración: la factura de venta, la nota crédito, la nota débito y el documento soporte. Todas se configuran después en Administración → Empresa → Numeraciones, así que ten a mano lo que la DIAN te haya autorizado para cada una.

4. Los datos de tu empresa

Esto no es un trámite, es tener a mano lo que se te va a pedir:

• Razón social, NIT y dígito de verificación, tal como aparecen en el RUT.
• Actividad económica.
• Dirección, teléfono y el correo desde el que quieres que salgan tus facturas.
• El logo, en buena resolución. Va en el documento que recibe tu cliente.

Cuánto tarda todo esto

El camino crítico es el certificado. Si lo pides hoy, el resto lo puedes ir adelantando mientras llega.

Primero se prueba, después se factura de verdad

La DIAN separa dos ambientes: uno de pruebas, donde lo que emites no tiene valor legal y sirve para comprobar que todo sale bien, y el de producción, donde cada documento cuenta.

Se empieza siempre en pruebas. El paso a producción no tiene vuelta atrás, así que conviene darlo cuando ya hayas visto una factura tuya salir bien y con los datos correctos.