Configurar los datos de tu empresa

Es lo primero que hay que dejar bien, porque de aquí sale lo que aparece impreso en cada documento que emitas y lo que la DIAN compara contra su registro. Un dato mal puesto no da error hoy: da un rechazo dentro de dos semanas, cuando ya has emitido cuarenta facturas.

Antes de empezar, ten el RUT abierto. Todo lo de esta pantalla sale de ahí, y lo vas a ir copiando campo por campo.

Cómo llegar a la pantalla

En el menú de arriba, entra en Administración → Empresa.

Se abre con una lista de secciones a la izquierda. Son muchas, así que en vez de recorrerla, escribe en el buscador que hay encima las primeras letras de la que necesitas: la lista se reduce sola mientras escribes.

Para esta guía, quédate en la primera: Empresa.

Paso 1 · El nombre de tu empresa

En la sección Identidad hay tres campos y el logo. Rellénalos así:

1. Razón social. Cópiala del RUT letra por letra, con su S.A.S., Ltda. o lo que corresponda. Este es el nombre que viaja a la DIAN y tiene que coincidir con el que ellos tienen registrado. No lo abrevies ni le arregles las mayúsculas: si en el RUT está en mayúsculas, va en mayúsculas.

2. Nombre comercial. El nombre con el que te conoce la gente. Puede ser distinto del legal y no tiene que coincidir con nada. Si no usas ninguno, repite la razón social.

3. El logo. Pulsa Cambiar logo y elige un PNG con fondo transparente. Se imprime en tus facturas y reportes: sobre el papel blanco, un logo con fondo propio se ve como un recuadro pegado encima.

El eslogan es opcional y solo decora tus documentos.

Paso 2 · Lo que mira la DIAN

Baja a Identificación tributaria. Aquí no hay nada que inventar: todo se copia del RUT.

1. El NIT y su dígito de verificación llegan bloqueados, y verlos en gris no es un fallo. Una vez que tu empresa existe ante la DIAN con un NIT, cambiarlo no es una corrección: equivale a crear otra empresa distinta. Si el NIT que ves no es el tuyo, para aquí y escríbenos antes de tocar nada más.

2. Régimen y responsabilidad fiscal. Elige el régimen que dice tu RUT —responsable o no responsable de IVA— y añade las responsabilidades fiscales que tengas. Admite varias: se van añadiendo una por una, y muchas empresas tienen más de una.

Rellena también el tipo de organización (persona jurídica o natural), la actividad económica (CIIU) —el código de tu actividad principal— y tu registro mercantil, el número de la matrícula en cámara de comercio.

3. La tarifa de ICA.

Paso 3 · Por dónde te van a contactar

La última sección es Contacto y ubicación.

El correo de contacto aparece en los documentos de tus clientes, y es a donde te van a escribir cuando tengan una duda con una factura. Pon uno que alguien lea de verdad, no el que se creó para registrarse.

La dirección y el teléfono también se imprimen. Si tienes varias sedes, estos son los de la empresa: cada sede lleva después los suyos.

Paso 4 · Guardar

Nada de lo que has escrito se guarda solo. Baja al final del formulario y pulsa «Guardar cambios», que es el botón azul.

Si el botón está apagado y no se deja pulsar, es que no has cambiado nada todavía o que falta algún campo obligatorio: los que llevan asterisco.

Antes de dar por hecho este paso

Con los cambios ya guardados, compara la pantalla con tu RUT línea por línea: razón social, NIT, tipo de organización, régimen y actividad económica. Son cinco datos y toman dos minutos.

Merece la pena hacerlo ahora porque estos campos se congelan en cada documento que emitas: corregir la razón social mañana no arregla las facturas de hoy, que ya salieron con la anterior.

Con esto listo, lo siguiente es cargar tu certificado digital, que es la segunda sección de la lista de la izquierda.