Invitar usuarios y darles permisos

Nadie usa un ERP a solas. Una vez tienes la empresa configurada y las sedes creadas, necesitas invitar a las personas que van a trabajar contigo y definir muy bien qué pueden tocar y qué no.

Paso 1 · Crear el usuario

En el menú principal, ve a Administración → Usuarios. Aquí verás la lista de todos los que tienen acceso a tu empresa.

Pulsa en Nuevo usuario para abrir su ficha:

1. Nombre de usuario y correo. El nombre de usuario (ej. j.perez) no se puede cambiar después porque es la firma de la persona en la auditoría. El correo sirve para recuperar su contraseña.

2. Nombres, apellidos y cargo. Datos básicos. El cargo aparecerá bajo su firma en los documentos en PDF que emita (por ejemplo, "Cajero" o "Contador").

3. Sedes. Esto es fundamental. Si una persona tiene asignadas tres sedes, al entrar al ERP solo verá la información de esas tres sedes. Si lo dejas en blanco, la persona no podrá entrar (a menos que sea Administrador). Selecciona también su sede principal (la que se carga por defecto al entrar).

4. Contraseña. Ponle una contraseña inicial. Al entrar por primera vez, el sistema le obligará a cambiarla por una propia.

Pulsa Guardar.

Paso 2 · Asignar Roles y Permisos

Crear el usuario le da la llave para entrar, pero todavía no puede hacer nada. Todo está bloqueado hasta que le des permisos.

Una vez guardas el usuario, en la parte inferior de la ficha aparecen los Roles.

Los roles son paquetes de permisos preconfigurados:

• Cajero: Puede abrir caja, cobrar y hacer recibos.
• Vendedor: Puede hacer cotizaciones y facturas, pero no cuadrar cajas.
• Contador: Ve todo lo financiero, pero no puede borrar facturas (sin permiso especial).
• Administrador de la empresa: Tiene acceso absoluto a todo, incluyendo crear más usuarios. (Es la casilla que está arriba al guardar el usuario).

Activa los roles que necesite la persona y pulsa Guardar roles.